This site is not complete. The work to converting the volumes of സര്‍വ്വവിജ്ഞാനകോശം is on progress. Please bear with us
Please contact webmastersiep@yahoo.com for any queries regarding this website.
Reading Problems? see Enabling Malayalam
ഓഫീസ്‌ മാനേജ്‌മെന്റ്‌
സര്‍വ്വവിജ്ഞാനകോശം സംരംഭത്തില്‍ നിന്ന്
ഓഫീസ്‌ മാനേജ്‌മെന്റ്‌
ഒരു സ്ഥാപനത്തില്‍ അതിന്റെ ഇടപാടുകള്‍, തത്സംബന്ധമായ രേഖകള്‍ തയ്യാറാക്കല്‍, രേഖകള്‍ ക്രമീകരണം, പ്രാഫഷണല്‍ പ്രവര്‍ത്തനങ്ങള്‍ എന്നിവ നടത്തുന്ന കാര്യാലയമാണ്‌ ഓഫീസ്‌. ഇത്‌ ശാസ്‌ത്രീയവും യുക്തിഭദ്രവും കാര്യക്ഷമവും ചിട്ടയാര്‍ന്നതും ആണെന്ന്‌ ഉറപ്പുവരുത്തുന്ന പ്രക്രിയയാണ്‌ ഓഫീസ്‌ മാനേജ്‌മെന്റ്‌. ഭരണനിര്‍വഹണവും അതുമായി ബന്ധപ്പെട്ട്‌ നിയന്ത്രണം, മേല്‍നോട്ടം, സജ്ജീകരണം, പ്രതിപാദനം, വിചിന്തനം, ഏകോപനം, പരിപാലനം എന്നിവയും ഉള്‍ക്കൊണ്ട ഓഫീസ്‌ മാനേജ്‌മെന്റ്‌ വലുപ്പച്ചെറുപ്പമില്ലാതെ എല്ലാ സ്ഥാപനങ്ങളിലും അത്യന്താപേക്ഷിതമായ ഒന്നാണ്‌. സ്വാഭാവികമായും, ഓഫീസ്‌ മാനേജര്‍ക്ക്‌ ഈ ഘടകങ്ങളുടെ കാര്യക്ഷമത മുന്‍നിര്‍ത്തി പ്രവര്‍ത്തനം ക്രമീകരിക്കാനുള്ള ചുമതലയും ബാധ്യതയുമുണ്ട്‌. ഓഫീസ്‌ രേഖകളുടെ ആസൂത്രണം, നിയന്ത്രണം, ആശയവിനിമയം, തരം തിരിക്കല്‍, ശേഖരണം എന്നിവയില്‍ ഓഫീസ്‌ മാനേജര്‍ക്ക്‌ വ്യക്തവും സൂക്ഷ്‌മവും വിവേകപൂര്‍ണവുമായ ധാരണയും കാഴ്‌ചപ്പാടും ഉണ്ടാകണം. ഈ ഘടകങ്ങളില്‍ ഓരോന്നിലും വൈഭവവും അഭിരുചിയും ഉള്ളവരെ കണ്ടെത്തി അവര്‍ക്ക്‌ ബന്ധപ്പെട്ട ചുമതലകള്‍ നിര്‍വചിച്ച്‌ ഏല്‌പിക്കാനും കാര്യക്ഷമമായി അവര്‍ക്ക്‌ ഓരോരുത്തര്‍ക്കും ഏല്‌പിച്ച ചുമതലകള്‍ നിര്‍വഹിക്കപ്പെടുന്നുണ്ട്‌ എന്ന്‌ ഉറപ്പുവരുത്തുവാനും ഓഫീസ്‌ മാനേജര്‍ക്ക്‌ കഴിയണം. സാധാരണനിലയില്‍ ബജറ്റിങ്‌, കത്തിടപാടുകള്‍, ക്രയവിക്രയം, രേഖ സൂക്ഷിക്കല്‍, മനുഷ്യവിഭവ നിയന്ത്രണം, അക്കൗണ്ടിങ്‌, അച്ചടി, ഫോറങ്ങള്‍ കരുതിവയ്‌ക്കല്‍, ശമ്പളരേഖകള്‍, തയ്യാറാക്കല്‍ സാമഗ്രികള്‍ ഒരുക്കല്‍, സ്ഥലസൗകര്യം ഉപയോഗിക്കല്‍, ധനസംഭരണവും വിനിയോഗവും, നഷ്‌ടസംഭാവ്യത തിട്ടപ്പെടുത്തല്‍, വിവരസാങ്കേതികവിദ്യയുടെ ഉപയോഗം, ചുമതലയും ഉത്തരവാദിത്തവും നിര്‍ണയിക്കല്‍ തുടങ്ങിയ കാര്യങ്ങളാണ്‌ ഓഫീസ്‌ മാനേജ്‌മെന്റിന്റെ പരിധിയില്‍വരുന്നത്‌. വൈവിധ്യമാര്‍ന്ന ഘടകങ്ങള്‍ ഏകോപനം നിര്‍വഹിക്കേണ്ടിവരുന്നതുകൊണ്ട്‌ ഓഫീസ്‌ മാനേജ്‌മെന്റിന്‌ നേതൃത്വം നല്‌കുന്നവര്‍ ബന്ധപ്പെട്ട ഘടകങ്ങളില്‍ നൈപുണ്യം ആര്‍ജിക്കേണ്ടതുണ്ട്‌.
ഓഫീസ്‌ മാനേജ്‌മെന്റിന്റെ അടിസ്ഥാനപ്രമാണങ്ങള്‍ ഇനി പറയുന്നവയാണ്‌. · ഓഫീസിന്റെ ദൈനംദിന നടപടിക്രമങ്ങളെക്കുറിച്ച്‌ വ്യക്തമായ നിര്‍ദേശങ്ങള്‍ തയ്യാറാക്കുകയും അണുവിടതെറ്റാതെ അവ പാലിക്കുന്നുണ്ട്‌ എന്ന്‌ ഉറപ്പുവരുത്തുകയും ചെയ്യുക. ഓഫീസില്‍ എത്തുന്ന ഓരോ പേപ്പറും എങ്ങനെ കൈകാര്യം ചെയ്യണം, അതിന്മേല്‍ എന്ത്‌ നടപടിയെടുക്കണം, അതിനുശേഷം ഏതുവിധത്തില്‍ അത്‌ ഫയല്‍ ചെയ്‌തു സൂക്ഷിക്കണം എന്നൊക്കെ ഈ നിര്‍ദേശങ്ങളില്‍ വ്യക്തമായിരിക്കണം.
· ഓഫീസില്‍ പണിയെടുക്കുന്ന ഓരോരുത്തരുടെയും ചുമതലയെന്ത്‌, ഉത്തരവാദിത്തം എങ്ങനെ നിര്‍ണയിക്കാം എന്നൊക്കെയുള്ള കാര്യങ്ങളില്‍ വ്യക്തതയുണ്ടാകണം. കംപ്യൂട്ടര്‍ സംവിധാനമാണെങ്കില്‍ ഓഫീസ്‌ കാര്യങ്ങളിലെ സുരക്ഷിതത്വവും അതു സംബന്ധിച്ച അക്കൗണ്ട്‌, പാസ്‌വേഡ്‌, സോഫ്‌റ്റ്‌വെയര്‍ തുടങ്ങിയ കാര്യങ്ങളിലെ ഉത്തരവാദിത്ത്വം പ്രത്യേകം നിശ്ചയിച്ചിരിക്കണം.
· ഓഫീസ്‌ ഇടപാടുകളെക്കുറിച്ച്‌ വ്യക്തവും കൃത്യവുമായ രേഖകള്‍ സൂക്ഷിച്ചിരിക്കണം. ഒപ്പം, അവ യഥാവിധി കാലോചിതമായ കുറിപ്പുകള്‍ നടത്തി ഉപയോഗപ്രദമാക്കി വയ്‌ക്കുകയും വേണം.
· സ്ഥലസൗകര്യം പ്രയോജനപ്രദമായി വിനിയോഗിക്കുന്നതിനും ഫര്‍ണിച്ചറുകള്‍ ക്രമീകരിച്ചിരിക്കുന്നത്‌ സൗകര്യപ്രദമായ രീതിയിലാണെന്ന്‌ ഉറപ്പുവരുത്തുന്നതിനും കഴിയണം. സുരക്ഷിതത്വത്തിലും പ്രത്യേകം ശ്രദ്ധവേണം.
· ഓഫീസ്‌ ജോലികള്‍ ചെയ്‌തുതീര്‍ക്കുന്നതിന്‌ സമയബന്ധിതമായ ക്രമീകരണങ്ങള്‍ ഒരുക്കണം. ഒരു വീട്ടിലെ അടുക്കളയ്‌ക്ക്‌ സമാനമാണ്‌ ഒരു സ്ഥാപനത്തിന്റെ ഓഫീസ്‌ എന്ന രീതിയില്‍ മുന്‍ഗണന നിശ്ചയിച്ച്‌ സമയബന്ധിതമായി ആവശ്യമായ കാര്യങ്ങള്‍ ചെയ്‌തുതീര്‍ക്കാനുള്ള സംവിധാനം ഒരുക്കണം.
· ഓരോരുത്തരുടെയും വാസനയും അഭിരുചിയും സാമര്‍ഥ്യവും ശിക്ഷണവും പരിശീലനവും കണക്കിലെടുത്ത്‌ ജോലി നിശ്ചയിച്ചുകൊടുത്ത്‌ സമയനഷ്‌ടവും, വിഭവനഷ്‌ടവും ധനനഷ്‌ടവും ഒഴിവാക്കാനാവണം. അധികം വരുന്ന ജോലിയും സമയബന്ധിതമായി വെളിയില്‍നിന്നു ചെയ്‌തെടുക്കുവാനുള്ള സംവിധാനവും ഒരുക്കണം.
· ഓഫീസ്‌ ജോലികള്‍ വീഴ്‌ചകൂടാതെ നിര്‍വഹിക്കുന്നതിന്‌ അനിവാര്യമായ ഘടകമാണ്‌ അത്‌ സംബന്ധമായ വ്യക്തമായ ആസൂത്രണം. വാര്‍ഷികാടിസ്ഥാനത്തില്‍ ദീര്‍ഘകാല ആസൂത്രണവും ത്രമാസികാടിസ്ഥാനത്തില്‍ മധ്യകാലാസൂത്രണവും പ്രതിമാസാടിസ്ഥാനത്തില്‍ ഹ്രസ്വകാലാസൂത്രണവും പ്രതിദിനാടിസ്ഥാനത്തില്‍ അതിഹ്രസ്വകാലാസൂത്രണവും നടത്തി ഓഫീസ്‌ ജോലികള്‍ വീഴ്‌ചകൂടാതെ ചെയ്യുന്നവിധം ക്രമീകരിക്കണം.
ഓഫീസിന്റെ പ്രവര്‍ത്തനം മേല്‍വിവരിച്ച പ്രമാണങ്ങളെ ആസ്‌പദമാക്കി സുഗമമാക്കണമെങ്കില്‍ ഓഫീസിനുള്ളിലെ ക്രമീകരണങ്ങളിലും പ്രത്യേകശ്രദ്ധ ആവശ്യമാണ്‌. ശ്രദ്ധിക്കേണ്ട കാര്യങ്ങള്‍ ചുവടെ ചേര്‍ക്കുന്നു. . ഓഫീസിനുള്ളില്‍ തടസ്സം കൂടാതെ ബന്ധപ്പെട്ടവര്‍ക്ക്‌ സഞ്ചരിക്കാന്‍ കഴിയുക.
. ഓരോ ഉദ്യോഗസ്ഥന്റെയും മേശപ്പുറത്ത്‌ അത്യാവശ്യവസ്‌തുക്കള്‍ മാത്രം കരുതുക.
. മേശവലിപ്പുകളില്‍ അവശ്യംവേണ്ട വസ്‌തുക്കള്‍ മാത്രം സൂക്ഷിക്കുക.
. ഓഫീസ്‌ ഉപകരണങ്ങള്‍ ഉപയോഗപ്രദമായരീതിയില്‍ സജ്ജീകരിക്കുക.
. പ്രിന്റര്‍ ഉള്‍പ്പെടെ ചില ഘട്ടങ്ങളില്‍മാത്രം ഉപയോഗിക്കേണ്ട സാധനസാമഗ്രികള്‍ പ്രത്യേകം സ്ഥലത്ത്‌ വയ്‌ക്കുക.
. ഓഫീസ്‌ ജീവനക്കാരുടെ നോട്ടം ആകര്‍ഷകമായ വസ്‌തുക്കളിലേക്ക്‌ പതിക്കാനായും ഇരിപ്പിടം ക്രമീകരിക്കുക.
. ഓഫീസ്‌ ജോലികള്‍ ക്രമാനുഗതമായി നീങ്ങുന്നുവെന്ന്‌ ഉറപ്പുവരുത്തുംവിധം ഓഫീസ്‌ ഡിസൈന്‍ ചെയ്യുക
. ഓഫീസ്‌ രേഖകള്‍ ആവശ്യമുള്ളപ്പോള്‍ എടുക്കാനാവുംവിധം ചിട്ടയായി ശേഖരിച്ച്‌ സൂക്ഷിക്കുക.
. ഓഫീസ്‌ ശുചീകരണം മുറയ്‌ക്ക്‌ നടക്കുന്നുണ്ട്‌ എന്നുറപ്പുവരുത്തുക
(ഡോ. എം. ശാര്‍ങ്‌ഗധരന്‍)
