This site is not complete. The work to converting the volumes of സര്‍വ്വവിജ്ഞാനകോശം is on progress. Please bear with us
Please contact webmastersiep@yahoo.com for any queries regarding this website.
Reading Problems? see Enabling Malayalam
ഓഫീസ്‌ മാനേജ്‌മെന്റ്‌
സര്‍വ്വവിജ്ഞാനകോശം സംരംഭത്തില്‍ നിന്ന്
ഓഫീസ്‌ മാനേജ്‌മെന്റ്‌
ഒരു സ്ഥാപനത്തിൽ അതിന്റെ ഇടപാടുകള്‍, തത്സംബന്ധമായ രേഖകള്‍ തയ്യാറാക്കൽ, രേഖകള്‍ ക്രമീകരണം, പ്രാഫഷണൽ പ്രവർത്തനങ്ങള്‍ എന്നിവ നടത്തുന്ന കാര്യാലയമാണ്‌ ഓഫീസ്‌. ഇത്‌ ശാസ്‌ത്രീയവും യുക്തിഭദ്രവും കാര്യക്ഷമവും ചിട്ടയാർന്നതും ആണെന്ന്‌ ഉറപ്പുവരുത്തുന്ന പ്രക്രിയയാണ്‌ ഓഫീസ്‌ മാനേജ്‌മെന്റ്‌. ഭരണനിർവഹണവും അതുമായി ബന്ധപ്പെട്ട്‌ നിയന്ത്രണം, മേൽനോട്ടം, സജ്ജീകരണം, പ്രതിപാദനം, വിചിന്തനം, ഏകോപനം, പരിപാലനം എന്നിവയും ഉള്‍ക്കൊണ്ട ഓഫീസ്‌ മാനേജ്‌മെന്റ്‌ വലുപ്പച്ചെറുപ്പമില്ലാതെ എല്ലാ സ്ഥാപനങ്ങളിലും അത്യന്താപേക്ഷിതമായ ഒന്നാണ്‌. സ്വാഭാവികമായും, ഓഫീസ്‌ മാനേജർക്ക്‌ ഈ ഘടകങ്ങളുടെ കാര്യക്ഷമത മുന്‍നിർത്തി പ്രവർത്തനം ക്രമീകരിക്കാനുള്ള ചുമതലയും ബാധ്യതയുമുണ്ട്‌. ഓഫീസ്‌ രേഖകളുടെ ആസൂത്രണം, നിയന്ത്രണം, ആശയവിനിമയം, തരം തിരിക്കൽ, ശേഖരണം എന്നിവയിൽ ഓഫീസ്‌ മാനേജർക്ക്‌ വ്യക്തവും സൂക്ഷ്‌മവും വിവേകപൂർണവുമായ ധാരണയും കാഴ്‌ചപ്പാടും ഉണ്ടാകണം. ഈ ഘടകങ്ങളിൽ ഓരോന്നിലും വൈഭവവും അഭിരുചിയും ഉള്ളവരെ കണ്ടെത്തി അവർക്ക്‌ ബന്ധപ്പെട്ട ചുമതലകള്‍ നിർവചിച്ച്‌ ഏല്‌പിക്കാനും കാര്യക്ഷമമായി അവർക്ക്‌ ഓരോരുത്തർക്കും ഏല്‌പിച്ച ചുമതലകള്‍ നിർവഹിക്കപ്പെടുന്നുണ്ട്‌ എന്ന്‌ ഉറപ്പുവരുത്തുവാനും ഓഫീസ്‌ മാനേജർക്ക്‌ കഴിയണം. സാധാരണനിലയിൽ ബജറ്റിങ്‌, കത്തിടപാടുകള്‍, ക്രയവിക്രയം, രേഖ സൂക്ഷിക്കൽ, മനുഷ്യവിഭവ നിയന്ത്രണം, അക്കൗണ്ടിങ്‌, അച്ചടി, ഫോറങ്ങള്‍ കരുതിവയ്‌ക്കൽ, ശമ്പളരേഖകള്‍, തയ്യാറാക്കൽ സാമഗ്രികള്‍ ഒരുക്കൽ, സ്ഥലസൗകര്യം ഉപയോഗിക്കൽ, ധനസംഭരണവും വിനിയോഗവും, നഷ്‌ടസംഭാവ്യത തിട്ടപ്പെടുത്തൽ, വിവരസാങ്കേതികവിദ്യയുടെ ഉപയോഗം, ചുമതലയും ഉത്തരവാദിത്തവും നിർണയിക്കൽ തുടങ്ങിയ കാര്യങ്ങളാണ്‌ ഓഫീസ്‌ മാനേജ്‌മെന്റിന്റെ പരിധിയിൽവരുന്നത്‌. വൈവിധ്യമാർന്ന ഘടകങ്ങള്‍ ഏകോപനം നിർവഹിക്കേണ്ടിവരുന്നതുകൊണ്ട്‌ ഓഫീസ്‌ മാനേജ്‌മെന്റിന്‌ നേതൃത്വം നല്‌കുന്നവർ ബന്ധപ്പെട്ട ഘടകങ്ങളിൽ നൈപുണ്യം ആർജിക്കേണ്ടതുണ്ട്‌.
ഓഫീസ്‌ മാനേജ്‌മെന്റിന്റെ അടിസ്ഥാനപ്രമാണങ്ങള്‍ ഇനി പറയുന്നവയാണ്‌. · ഓഫീസിന്റെ ദൈനംദിന നടപടിക്രമങ്ങളെക്കുറിച്ച്‌ വ്യക്തമായ നിർദേശങ്ങള്‍ തയ്യാറാക്കുകയും അണുവിടതെറ്റാതെ അവ പാലിക്കുന്നുണ്ട്‌ എന്ന്‌ ഉറപ്പുവരുത്തുകയും ചെയ്യുക. ഓഫീസിൽ എത്തുന്ന ഓരോ പേപ്പറും എങ്ങനെ കൈകാര്യം ചെയ്യണം, അതിന്മേൽ എന്ത്‌ നടപടിയെടുക്കണം, അതിനുശേഷം ഏതുവിധത്തിൽ അത്‌ ഫയൽ ചെയ്‌തു സൂക്ഷിക്കണം എന്നൊക്കെ ഈ നിർദേശങ്ങളിൽ വ്യക്തമായിരിക്കണം. · ഓഫീസിൽ പണിയെടുക്കുന്ന ഓരോരുത്തരുടെയും ചുമതലയെന്ത്‌, ഉത്തരവാദിത്തം എങ്ങനെ നിർണയിക്കാം എന്നൊക്കെയുള്ള കാര്യങ്ങളിൽ വ്യക്തതയുണ്ടാകണം. കംപ്യൂട്ടർ സംവിധാനമാണെങ്കിൽ ഓഫീസ്‌ കാര്യങ്ങളിലെ സുരക്ഷിതത്വവും അതു സംബന്ധിച്ച അക്കൗണ്ട്‌, പാസ്‌വേഡ്‌, സോഫ്‌റ്റ്‌വെയർ തുടങ്ങിയ കാര്യങ്ങളിലെ ഉത്തരവാദിത്ത്വം പ്രത്യേകം നിശ്ചയിച്ചിരിക്കണം. · ഓഫീസ്‌ ഇടപാടുകളെക്കുറിച്ച്‌ വ്യക്തവും കൃത്യവുമായ രേഖകള്‍ സൂക്ഷിച്ചിരിക്കണം. ഒപ്പം, അവ യഥാവിധി കാലോചിതമായ കുറിപ്പുകള്‍ നടത്തി ഉപയോഗപ്രദമാക്കി വയ്‌ക്കുകയും വേണം. · സ്ഥലസൗകര്യം പ്രയോജനപ്രദമായി വിനിയോഗിക്കുന്നതിനും ഫർണിച്ചറുകള്‍ ക്രമീകരിച്ചിരിക്കുന്നത്‌ സൗകര്യപ്രദമായ രീതിയിലാണെന്ന്‌ ഉറപ്പുവരുത്തുന്നതിനും കഴിയണം. സുരക്ഷിതത്വത്തിലും പ്രത്യേകം ശ്രദ്ധവേണം. · ഓഫീസ്‌ ജോലികള്‍ ചെയ്‌തുതീർക്കുന്നതിന്‌ സമയബന്ധിതമായ ക്രമീകരണങ്ങള്‍ ഒരുക്കണം. ഒരു വീട്ടിലെ അടുക്കളയ്‌ക്ക്‌ സമാനമാണ്‌ ഒരു സ്ഥാപനത്തിന്റെ ഓഫീസ്‌ എന്ന രീതിയിൽ മുന്‍ഗണന നിശ്ചയിച്ച്‌ സമയബന്ധിതമായി ആവശ്യമായ കാര്യങ്ങള്‍ ചെയ്‌തുതീർക്കാനുള്ള സംവിധാനം ഒരുക്കണം. · ഓരോരുത്തരുടെയും വാസനയും അഭിരുചിയും സാമർഥ്യവും ശിക്ഷണവും പരിശീലനവും കണക്കിലെടുത്ത്‌ ജോലി നിശ്ചയിച്ചുകൊടുത്ത്‌ സമയനഷ്‌ടവും, വിഭവനഷ്‌ടവും ധനനഷ്‌ടവും ഒഴിവാക്കാനാവണം. അധികം വരുന്ന ജോലിയും സമയബന്ധിതമായി വെളിയിൽനിന്നു ചെയ്‌തെടുക്കുവാനുള്ള സംവിധാനവും ഒരുക്കണം. · ഓഫീസ്‌ ജോലികള്‍ വീഴ്‌ചകൂടാതെ നിർവഹിക്കുന്നതിന്‌ അനിവാര്യമായ ഘടകമാണ്‌ അത്‌ സംബന്ധമായ വ്യക്തമായ ആസൂത്രണം. വാർഷികാടിസ്ഥാനത്തിൽ ദീർഘകാല ആസൂത്രണവും ത്രമാസികാടിസ്ഥാനത്തിൽ മധ്യകാലാസൂത്രണവും പ്രതിമാസാടിസ്ഥാനത്തിൽ ഹ്രസ്വകാലാസൂത്രണവും പ്രതിദിനാടിസ്ഥാനത്തിൽ അതിഹ്രസ്വകാലാസൂത്രണവും നടത്തി ഓഫീസ്‌ ജോലികള്‍ വീഴ്‌ചകൂടാതെ ചെയ്യുന്നവിധം ക്രമീകരിക്കണം. ഓഫീസിന്റെ പ്രവർത്തനം മേൽവിവരിച്ച പ്രമാണങ്ങളെ ആസ്‌പദമാക്കി സുഗമമാക്കണമെങ്കിൽ ഓഫീസിനുള്ളിലെ ക്രമീകരണങ്ങളിലും പ്രത്യേകശ്രദ്ധ ആവശ്യമാണ്‌. ശ്രദ്ധിക്കേണ്ട കാര്യങ്ങള്‍ ചുവടെ ചേർക്കുന്നു. . ഓഫീസിനുള്ളിൽ തടസ്സം കൂടാതെ ബന്ധപ്പെട്ടവർക്ക്‌ സഞ്ചരിക്കാന്‍ കഴിയുക. . ഓരോ ഉദ്യോഗസ്ഥന്റെയും മേശപ്പുറത്ത്‌ അത്യാവശ്യവസ്‌തുക്കള്‍ മാത്രം കരുതുക. . മേശവലിപ്പുകളിൽ അവശ്യംവേണ്ട വസ്‌തുക്കള്‍ മാത്രം സൂക്ഷിക്കുക. . ഓഫീസ്‌ ഉപകരണങ്ങള്‍ ഉപയോഗപ്രദമായരീതിയിൽ സജ്ജീകരിക്കുക. . പ്രിന്റർ ഉള്‍പ്പെടെ ചില ഘട്ടങ്ങളിൽമാത്രം ഉപയോഗിക്കേണ്ട സാധനസാമഗ്രികള്‍ പ്രത്യേകം സ്ഥലത്ത്‌ വയ്‌ക്കുക. . ഓഫീസ്‌ ജീവനക്കാരുടെ നോട്ടം ആകർഷകമായ വസ്‌തുക്കളിലേക്ക്‌ പതിക്കാനായും ഇരിപ്പിടം ക്രമീകരിക്കുക. . ഓഫീസ്‌ ജോലികള്‍ ക്രമാനുഗതമായി നീങ്ങുന്നുവെന്ന്‌ ഉറപ്പുവരുത്തുംവിധം ഓഫീസ്‌ ഡിസൈന്‍ ചെയ്യുക . ഓഫീസ്‌ രേഖകള്‍ ആവശ്യമുള്ളപ്പോള്‍ എടുക്കാനാവുംവിധം ചിട്ടയായി ശേഖരിച്ച്‌ സൂക്ഷിക്കുക. . ഓഫീസ്‌ ശുചീകരണം മുറയ്‌ക്ക്‌ നടക്കുന്നുണ്ട്‌ എന്നുറപ്പുവരുത്തുക
(ഡോ. എം. ശാർങ്‌ഗധരന്‍)
